Questions fréquemment posées (FAQ)


QUESTIONS

Je n’ai rien à voir avec les Fabriques d’églises. Ce logiciel peut-il m’intéresser quand même ?

Le programme peut-il fonctionner sous Windows-7 ?

Ayant changé d’ordinateur, j’ai copié tout le contenu de mon répertoire «Fabrique» vers le nouvel ordinateur, mais le programme ne trouve plus les données de ma fabrique. Que dois-je faire ?

Comment faire la jonction entre la dernière comptabilité manuelle et la première comptabilité informatisée ?

Lors de la saisie du journal, le programme refuse la date d’opération. Pourquoi ?

Est-ce nécessaire de clôturer un exercice et quand dois-je le faire ?

Que se passe-t-il lors d’une clôture d’exercice ?

Peut-on encore imprimer des pages de journal supprimées par clôture ?

Est-il possible de retourner à la situation d’avant clôture ?

Dans le journal, les lignes de retrait doivent-elles toujours être compensées par des lignes de versements, et vice-versa ?

Que faire si le rapport de «compte» est amendé par un des pouvoirs de tutelle ?

Que faire si le rapport de «budget» est amendé par un des pouvoirs de tutelle ?

Comment préparer les modifications budgétaires ?

Comment introduire un montant négatif ?

Comment préparer le rapport de «budget» pour l’année à venir ?

J’utilise quelques articles de dépenses qui ne sont pas déclarés dans le programme. Dois-je renoncer à utiliser celui-ci ?

Il est impossible de saisir aucune ligne du journal. Les zones «Article» et «Compte» sont grisées et semblent inaccessibles. Pourquoi ?


RÉPONSES

Question - Je n’ai rien à voir avec les Fabriques d’églises. Ce logiciel peut-il m’intéresser quand même ?

Réponse - Non, ce logiciel est tout à fait spécifique et vous ne pouvez rien en faire en dehors de la gestion d’une comptabilité de Fabrique d’église.

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Question - Le programme peut-il fonctionner sous Windows-7 ?"

Réponse : Oui, ce nouveau logiciel fonctionne avec toutes les versions de Windows, à partir de la version WIN2000.

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Question - Ayant changé d’ordinateur, j’ai copié tout le contenu de mon répertoire «Fabrique» vers le nouvel ordinateur, mais le programme ne trouve plus les données de ma fabrique. Que dois-je faire ?

Réponse - La procédure d'installation a crée un petit fichier nommé "fabrique.ini" sous le répertoire "c:\Windows". Ce petit fichier est indispensable car c'est lui qui indique où se trouve le programme (nécessaire pour les mises à jour) et où se trouvent les données de votre(vos) Fabrique(s). Lorsque le programme est exécuté, il lit ce fichier "fabrique.ini" pour localiser les données de votre(vos) Fabrique(s). Mais ce fichier est introuvable, car il n'a pas été copié à partir de l'ancien ordinateur. Il faut donc aussi le copier d'un ordinateur vers l'autre, en le plaçant au même endroit, c-à-d sous le répertoire "c:\windows". Cela suffira à corriger le problème à condition que l'application et les données de sa(ses) fabrique(s) aient été placées sous le même répertoire du nouvel ordinateur. Sinon, ce fichier est à éditer pour indiquer le nouveau chemin. Le programme d'installation comporte un choix de fonctions. Parmi celle-ci il y a la fonction "Restaurer l'installation de Fabrique déteriorée". Elle peut vous aider à corriger le fichier "fabrique.ini" et rétablir la situation.

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Question - Comment faire la jonction entre la dernière comptabilité manuelle et la première comptabilité informatisée ?

Réponse - Il n’est tenu qu’un seul journal, et non pas un par exercice ou par compte financier. Ce journal est une suite ininterrompue d’écritures (dépenses, recettes) normalement dans l’ordre chronologique. A chaque fois que l’on sort de la saisie du journal, les soldes des comptes financiers s’affichent, ce qui permet un contrôle bien pratique sur l’exactitude des écritures. Il est donc nécessaire, lors de la première utilisation, d’introduire les soldes de départ de ces comptes, de manière telle que le programme puisse exercer en permanence ce contrôle des soldes. La manière suggérée est, lors de la déclaration des comptes financiers, d’introduire un solde de départ tel qu’il était à la date du 1er janvier de l’année en cours. Il faudra ensuite saisir dans le journal, toutes les écritures dans l’ordre chronologique, telles qu’elles se présentent au fur et à mesure des extraits bancaires, en veillant bien à renseigner l’exercice concerné car certaines écritures concernent bien évidemment l’exercice précédent. Le programme ne les totalisera pas mais en tiendra compte pour calculer le solde de chaque compte financier. Il n’y a donc aucun inconvénient à mélanger les écritures de deux exercices. Cette interpénétration des écritures de deux exercices se produit de toute façon à chaque début d’année civile. Si on a des difficultés à procéder de la sorte, on peut, lors de la création des comptes financiers, indiquer un solde zéro. Après avoir passé toutes les écritures selon les extraits, sortir de la saisie et noter le solde calculé par le programme. Aller ensuite dans «Fonctions diverses | Comptes financiers et articles | comptes financiers». Sélectionner un compte et modifier le solde de départ en indiquant la différence entre le montant noté et le solde réel. Cette façon de procéder est cependant moins recommandable, car on ne disposera pas de la preuve que toutes les recettes et dépenses déjà effectuées ont été comptabilisées correctement.

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Question - Lors de la saisie du journal, le programme refuse la date d’opération. Pourquoi ?

Réponse - Il y a 4 causes possibles :

  1. La date que vous entrez n’est pas une date valable. (Exemple 310405 : il n’y a que 30 jours en avril).
  2. La date est postérieure à la date du jour. Vérifiez la date système de votre ordinateur.
  3. La date est antérieure au 1er janvier de l’exercice en cours.
  4. Le programme accepte jusqu’au 31 décembre d’une année, mais pas le 1er janvier de l’année suivante. Cela est dû au fait que vous avez négligé de clôturer l’exercice précédent. C’est facile à vérifier, car le programme affiche sur la première ligne de l’écran l’exercice courant.

Question - Est-ce nécessaire de clôturer un exercice et quand dois-je le faire ?

Réponse - Il est indispensable de clôturer l’exercice chaque année. Le moment idéal se situe après l’approbation par le conseil de Fabrique, du rapport «Compte», juste après qu’il ait été transmis à l’Administration Communale, de façon à ce que la situation comptable corresponde exactement à celle du rapport imprimé.

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Question - Que se passe-t-il lors d’une clôture d’exercice ?

Réponse - La base de donnée est sauvée telle quelle sous le nom «EGLISExx.BDS», (xx représentant l’année de l’exercice clôturé). Ce fichier contient donc exactement toutes les écritures entrées avant la clôture, et donc les écritures de 3 ou 4 mois du nouvel exercice. Il est donc normal de les retrouver si on consulte, plus tard, l’exercice clôturé. Une copie de la base de données est ensuite créée. Le journal est cependant délesté de toutes les pages entières qui ne contiennent que des écritures de l’exercice clôturé. Celui-ci ne débute donc plus à la page 1, et il est tout à fait normal d’y retrouver des écritures de l’exercice clôturé. Elles ne peuvent pas être enlevées. Le report du boni (ou du mali) se fait automatiquement. Il ne faut donc jamais entrer dans le journal des écritures qui concernent l’article 19 des recettes (ou 51 des dépenses).

Question - Peut-on encore imprimer des pages de journal supprimées par clôture ?

Réponse - Il suffit de sélectionner dans le menu la fonction «Consulter un exercice clôturé» et de choisir l’exercice. Toutes les fonctions de modifications sont alors bloquées, mais les fonctions de consultation et d’impression sont permises. On peut donc, dès lors, imprimer n’importe quelle page du journal, même dix ans après.

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Question - Est-il possible de retourner à la situation d’avant clôture ?

Réponse - Oui, il est possible d’annuler une clôture sans rien perdre des écritures entrées postérieurement à celle-ci. On peut alors modifier le journal. Il faut cependant réimprimer les pages modifiées et réimprimer le rapport «Compte» avant de clôturer à nouveau. Autant que possible, il convient d’éviter de recourir à ce procédé. Cette manœuvre doit être exceptionnelle.

Question - Dans le journal, les lignes de retrait doivent-elles toujours être compensées par des lignes de versements, et vice-versa ?

Réponse - Non. Le plus souvent, les lignes de «retrait» seront compensées par des lignes de «versement» correspondantes, car elles servent principalement à gérer les transferts de compte à compte. Le programme n’exige pourtant pas qu’il en soit ainsi, pour plusieurs raisons. La première est que l’extrait de compte d’un versement arrive rarement en même temps que l’extrait du retrait qui lui correspond. Il faut donc bien tolérer un moment ce déséquilibre. La deuxième raison est pour permettre de comptabiliser des sommes sans qu’il y ait nécessairement de mouvement financier correspondant. Par exemple, si un trésorier décide d’abandonner sa ristourne tout en la comptabilisant, il doit entrer une ligne de dépense à l’article d41, en faisant intervenir un compte financier (pour la comptabiliser) et compenser le solde de ce compte par une ligne de versement. Une troisième raison est de faire figurer dans le journal des encaissements qui ne concernent pas la comptabilité de Fabrique. Par exemple, il peut arriver qu’un versement atterrisse par erreur sur un compte de la Fabrique, indépendamment de la volonté du trésorier (versement destiné au compte de la paroisse, par exemple). Si on veut continuer à contrôler les soldes automatiquement, il faut bien entrer ce versement (alors qu’il ne concerne aucun article), en attendant de virer au destinataire concerné, la somme perçue par erreur. Cependant, en dehors de ces cas, il ne devrait pas y avoir de déséquilibre. Celui-ci pourrait donc être dû à une erreur d’encodage. C’est pourquoi une fonction de recherche dans le journal a été implémentée pour détecter les retraits ou versements non compensés.

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Question - Que faire si le rapport de «compte» est amendé par un des pouvoirs de tutelle ?

Réponse - Il y a lieu de rectifier, le cas échéant, le «compte de l’année précédente» via «Budgets et Historiques» de façon à faire coïncider tous les montants avec ceux admis par les pouvoirs de tutelle. En sortant de la fonction par le bouton «Terminer», la recette figurant à l’article «r19» (ou la dépense figurant à l’article «d51») de l’exercice en cours sera automatiquement ajustée par le programme. Ceci peut être immédiatement vérifié en affichant le grand livre de l’exercice en cours.

Question - Que faire si le rapport de «budget» est amendé par un des pouvoirs de tutelle ?

Réponse - Il faut exécuter, via le menu principal, la fonction «Budgets et Historiques | Contrôle du budget». Dans cette fonction, il y a lieu de rectifier tous les montants modifiés de façon à les faire coïncider avec ceux admis par les pouvoirs de tutelle. Vérifier que le total des recettes et le total des dépenses sont identiques à ceux approuvés. Cette manœuvre est indispensable de façon à ce que le prochain rapport de «Compte» imprime bien les nouveaux montants approuvés dans les colonnes 2 (colonne des crédits alloués au budget).

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Question - Comment préparer les modifications budgétaires ?

Réponse - Si vous désirez faire imprimer vos «Modifications budgétaires» par le programme, à partir de feuilles A4 vierges, il faut procéder en trois phases :

  1. Préparation : dans cette phase, vous entrez les renseignements à imprimer sur le formulaire, c’est-à-dire la date de la séance, le numéro de la modification, la liste des présents, ainsi qu’une ligne par article modifié. Pour chaque ligne, vous devrez choisir l’article, indiquer une justification sommaire, choisir entre «augmentation» ou «diminution» et indiquer le montant. Ces différentes lignes peuvent s’introduire en plusieurs fois. Vous pouvez par exemple simplement introduire une ligne de modification relative à un article, en début d’exercice de façon à l’inclure lors de la prochaine modification, et compléter au fur et à mesure que d’autres modifications s’avèrent nécessaires. En dernière minute, vous pourrez introduire la date de la séance et la liste des présents. Cette phase de préparation peut être répétée à volonté.
  2. Impression : lorsque tout semble correct, on peut imprimer le rapport de modification budgétaire. Si ce n’est pas satisfaisant, on peut revenir à la phase «préparation» autant de fois que nécessaire.
  3. Consolidation : lorsque l’impression du formulaire sera tout à fait satisfaisante et que la modification budgétaire aura été approuvée par le conseil, on pourra procéder à la consolidation. Cette opération fera disparaître toutes les données relatives à la modification budgétaire (il ne sera donc plus possible de l’imprimer ni de la modifier). De plus, l’action de «consolidation» modifiera les montants initialement prévus au budget pour les mettre en accord avec les nouveaux crédits sollicités, et les montants initiaux seront perdus. En conséquence, si on veut amender une modification budgétaire après que celle-ci ait été consolidée, il faudra impérativement, remettre les montant des crédits initiaux (voir le menu Budgets-Historiques | Budget de l’année en cours) avant de réintroduire une autre modification budgétaire. Il est donc recommandé de ne consolider qu’après approbation de la modification par le conseil afin d’éviter ce genre de situation.

Question - Comment introduire un montant négatif ?

Réponse - Dans la saisie du journal, il peut arriver exceptionnellement de devoir saisir un montant négatif. Pour ce faire, il suffit d’entrer le signe «-» juste devant le montant. Exemple «-52,45». Il ne faut surtout pas introduire d’espace entre le signe et le montant.

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Question - Comment préparer le rapport de «budget» pour l’année à venir ?

Réponse - Il faut, entrer dans le menu «Budgets-Historiques» et sélectionner «budget»(de l’année à venir). On peut alors utiliser le bouton «Remise à zéro» ou «Modèle de l’année précédente» pour constituer un départ. Il faut ensuite modifier les montants souhaités. En fin de travail, le bouton «Equilibrer» reporte sur l’article de recette 17, la différence entre les dépenses et les recettes de façon à équilibrer le budget.
Le bouton «imprimer» permet alors d’imprimer un brouillon du projet de budget afin de faciliter son examen et sa discussion au Conseil. Pour imprimer le rapport officiel de «Budget» à soumettre, il faut utiliser, via le menu principal, la fonction «Rapports Imprimés | Rapports Annuels | Rapport Budget de xxxx».
Note : Lors de la préparation du budget, il est indispensable d’utiliser au moins une fois, l’un des trois boutons : «Remise à zéro», «Modèle de l’année précédente» ou «Equilibrer», car c’est l’enfoncement de l’un de ces trois boutons qui calcule le montant de l’excédent présumé (porté à l’article r20). Si, pour cause d’un solde de subside à recevoir pour un exercice antérieur, ce calcul devrait être modifié manuellement, il y aurait lieu, après avoir équilibré le budget, d’augmenter le montant de l’article r20 et de diminuer le montant de l’article r17, de ce solde à recevoir (de façon à quitter avec un budget en équilibre). Plus tard, avant d’imprimer le rapport «Budget», le programme présentera le calcul à imprimer sur la page 2 du rapport. Il détectera une discordance entre le montant de son calcul et le vôtre, et vous serez invité à entrer ce solde de subside à recevoir avant de pouvoir imprimer le rapport du «Budget».

Question - J’utilise quelques articles de dépenses qui ne sont pas déclarés dans le programme. Dois-je renoncer à utiliser celui-ci ?

Réponse - Les rapports de «Compte» et de «Budget» respectent la mise en page des rapports officiels. Il serait assez difficile d’imaginer imprimer des articles supplémentaires en respectant le nombre de pages et l’endroit du report des dépenses ordinaires (en fin de page 4, après le dernier article y figurant ), si on permettait à l’utilisateur d’ajouter des articles à sa guise. De toute façon, la présence d’un article non approuvé conduirait à un rejet de ces rapports par les autorités de tutelle. Pour ces raisons, le programme ne prévoit pas la possibilité d’ajouter ou de supprimer des articles de dépense ou de recette.

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Question - Il est impossible de saisir aucune ligne du journal. Les zones «Article» et «Compte» sont grisées et semblent inaccessibles. Pourquoi ?

Réponse - Lors de la saisie ou la modification des lignes du journal, il est obligatoire de passer successivement d’un champ à l’autre, en utilisant la touche «ENTREE», en non la touche «TAB» ou un clic de souris. Cette façon de procéder est d’ailleurs bien plus pratique et naturelle. En saisie de données, il est désagréable de devoir lâcher la souris pour le clavier, et vice-versa. Le bouton «Aide», disponible dans la fonction de saisie du journal, renseigne bien la façon de procéder.

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